total quality manajemen

 

Latar Belakang

TQM bermula di AS selama PD II, ketika ahli statistik AS W.Edward Deming menolong para insinyur danteknisi untuk menggunakan teori statistik untuk memperbaiki kualitas produksi. Setelah perang, teorinya banyak diremehkan oleh perusahaan Amerika. Kemudian Deming pergi ke Jepang, dimana dia mengajarkan pemimpin bisnis top pada Statistical Quality Control, mengajarkan mereka dapat membangun negaranya jika mengikuti nasehatnya.

TQM muncul sebagai respon pada kesulitan membaurkan pendekatan kualitas teknis dengan tenaga kerja yang berkembang pesat tak terlatih atau semi terlatih saat dan setelah PD 2.Meskipun banyak dari ide tersebut berawal di AS namun sebagian besar perusahaan Jepanglah yang mengimplementasikannya dan memperbaikinya dari 1950an. Seperti halnya pendekatan kualitas teknis, TQM juga menekankan pada pentingnya input namun mengembangkannya dari kompetensi teknis ke juga termasuk pentingnya motivasi orang dan kemampuannya untuk bekerja dalam tim dalam rangka memecahkan persoalan.

Dan dalam persaingan global, agar perusahaan atau organisasi dapat berkembang dan untuk bertahan hidup, perusahaan harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harga yang bersaing dan pelayanan yang lebih baik pula dibanding dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu dalam semua aspek yang berkaitan dengan produk tersebut, yaitu material, tenaga kerja, promosi yang efektif dan layanan yang memuaskan pelanggan, sehingga mampu menarik konsumen yang pada akhirnya dapat meningkatkan jumlah konsumen dan menjadi pelanggan yang setia. Oleh karena itu diperlukan adanya pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Manajement). Total Quality Manajement (TQM) adalah filosofi manajemen yang menekankan kebutuhan untuk mengetahui kebutuhan konsumen, pentingnya melakukan tindakan yang benar sejak awal, dan pentingnya untuk mengakui bahwa perbaikan kualitas akan dapat sungguh-sungguh tercapai hanya jika merupakan tujuan dari seluruh pekerja perusahaan dan menjadi bagian dari struktur dan budaya dari keseluruhan organisasi.

A.    Pengertian TQM

Menurut Witcher (1990) menekankan pada pentingnya aspek-aspek TQM menggunakan penjelasan berikut:

Total: Menandakan bahwa setiap orang dalam perusahaan harus dilibatkan (bahkan mungkin

pelanggan dan para pemasok).

Quality: Mengindikasikan bahwa keperluan-keperluan pelanggan sepenuhnya dipenuhi

Management: Menjelaskan bahwa eksekutif senior pun harus komit secara penuh.

Dasar filosofi TQM adalah ide pencegahan kecacatan (defect) versus pendeteksian kecacatan. Secara tradisional, usaha-usaha kontrol kualitas telah berkonsentrasi pada pendeteksian kecacatan melalui inspeksi setelah produk dibuat / dirakit. Proses ini berakibat rework dan limbah. Dalam filosofi TQM, control kualitas adalah aktifitas terus-menerus (on-going) diseluruh siklus proses: berfokus pada pemahaman penyebab masalah dan berusaha mengurangi atau menghilangkan dampaknya dalam bentuk yang paling efektif-biaya. Dengan menggunakan pemahaman karyawan terhadap masalah-masalah pekerjaannya, TQM membuka jalan kedalam kemampuan kreatifitas karyawan untuk menemukan solusi masalah tersebut.

TQM berfokus pada orang (people): mendorong formasi tim dan pemberdayaan karyawan.Pemberdayaan karyawan / employee empowerment artinya: memberikan karyawan otoritas dan tanggung jawab membuat keputusan dan mengambil tindakan. Empowerment ditujukan memungkinkan karyawan memuaskan pelanggan di kontak pertama, untuk memperbaiki proses dan meningkatkan produktifitas, dan hasil bisnis organisasi yang lebih baik. Karyawan yang terberdayakan memerlukan informasi untuk membuat keputusan yang tepat, sehingga organisasi perlu menyediakan informasi tersebut dalam waktu yang tepat dan cara yang berguna (Baldrige Criteria, 2001).

Sepuluh Unsur utama TQM:

1.      Fokus pada pelanggan

2.      Obsesi terhasap kaulitas

3.      Pendekatan Ilmiah

4.      Komitmen Jangka Panjang

5.      Kerja Sama tim(Team Work)

6.      Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan

7.      Pendidikan dan Pelatihan

8.      Kebebasan yang terkendali

9.      Kesatuan tujuan

10.  Adanya Keterlibatab dan Pemberdayaan Karyawan

B Perangkat TQM

Didalam mewujudkan suatu  TQM yang baik harus memiliki kriteria-kriteria berikut: kepemimpinan, kepuasan pelanggan total, keterlibatan total, pencegahan error, komitmen, perbaikan terus-menerus, pelatihan dan pendidikan, penghargaan dan pengakuan, dan kerjasama dan tim kerja.

Dukungandalam menciptakan lingkungan kualitas total adalah mengenali kebutuhan bagi program-program perbaikan terus-menerus menggunakan perangkat dan teknik-teknik SPC (Statistical Process Control) seperti halnya tujuh alat berikut:

1. checksheet

2. Diagram akar dan penyebab

3. Histogram

4. Flowchart

5. Control chart

6. Pareto diagram

7. scatter diagram

Kemudian dikenal pula perangkat yang juga termasuk SPC: 7 New Tools:

1. Diagram hubungan

2. Diagram afinitas (KJ method)

3. Diagram sistematis

4. Diagram matriks

5. Metoda matriks data-analisa

6. Grafik PDPC (Process Decision Programme Chart)

7. Diagram panah

C Prinsip TQM

Ada empat prinsip utama TQM,menurut Hensler dan Brunell,yaitu :

1.      Kepuasan pelanggan,kualitas tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu tetapi ditentukan oleh pelanggan.Dan pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan pelanggan eksternal.

2.      Respek terhadap setiap orang,disuatu perusahaan yang tergolong cukup baik,setiap karyawannya dipandang sebagai individu yang profeional dan kreativitas yang khas.

3.      Manajemen berdasarkan Fakta,setiap keputusan selalu didasarkan pada data dan bukan hanya berdasarkan perasaaan atau feeling.dan biasanya menggunakan dua konsep : Prioritas dan variasi.

4.      Perbaikan bersinambungan,disini setiap perusahaan perlu melakukan proses sistematis dalam melaksanakan perbaikan secara berkesinambungan.

Terdapat 8 hal kunci keberhasilan perbaikan kinerja berbasis kualitas seperti disebutkan dalam ISO 9001:2000, yaitu (8 hal prinsip-prinsip manajemen kualitas):

Fokus pada konsumen: Organisasi yang tergantung pada pelanggan mereka harus mengerti

kebutuhan pelanggan sekarang dan masa depan, harus memenuhi keperluan pelanggan dan

berketetapan untuk memenuhi harapan pelanggan.

Kepemimpinan: Kepemimpinan menentukan kesatuan arah dan maksud dari organisasi. Prinsip ini harus menciptakan dan menjaga lingkungan internal dimana orang-orang dapat terlibat secara penuh dalam mencapai sasaran organisasi.

Keterlibatan semua orang: Orang disemua tingkatan adalah inti dari organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan bagi kemanfaatan organisasi.

Pendekatan proses: Hasil yang diharapkan dapat dicapai secara lebih efisien ketika aktifitas dan sumber daya yang berhubungan dengannya dikelola sebagai suatu proses.

Pendekatan sistem pada manajemen: mengidentifikasi, mengerti, dan mengelola proses saling berhubungan sebagai sistem yang memberi sumbangan pada keefektifan organisasi dan efisiensi dalam mencapai sasarannya.

Pendekatan faktual pada proses pengambilan keputusan: keputusan-keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi

Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan: organisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan, dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

D. Metode TQM

a.       Metode W.Edwards Deming

Deming menganjurkan penggunaan SPC (yang dikembangkan pertama kali oleh Shewart) agar perusahaan dapat membedakan penyebab sistematis dan penyebab khusus dalam manangani kualitas.Kontribusi utama yang membuatnya terkenal adalh Deming cycle,Deming fourteen points,dan Deming seven deadly disense.

b.      Metode Joseph M. Juran

Kontribusi Juran yang paling terkenal antara lain Juran’s three basic steps to progress,Juran’s ten steps to quality improvment,the pareto principle,dan the juran trilogy.Selain itu Juran juga mengembangkan konsep managing business process quality,I yang merupakan suatu tehnik untuk melakasanakan penyempurnaan kualitas secara fungsional silang( Cross-Functional)

c.       Metode Philip B.Crosby

Crosby terkenal dengan anjuran manajemen zero defect dan pencegahan,yang menentang tingkat kualitas yang dapat diterima secara statistik (acceptable quality level).Ia juga dikenal dengan quality vaccine dan Crosby’s fourteen steps to quality improvment.Pandangan- pandangan Crosby dirangkumkan dalam ringkasan –ringkasan yang ia sebut sebagai dalil manajemen kualitas

E.Keuntungan dan Manfaat TQM

a.Keuntungan

            Keuntungan yang didaptkan perusahaan karena menyediakn barang dan jasa berkualitas,baik berasal dari pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah, adalah meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan perusahaan.

b.Manfaat

1.      Memperbaiki posisi persaingan

2.      Meningkatkan keluaran bebas dari kerusakan